Gestão Documental em Arquivologia: 5 Conceitos Essenciais para Concursos
Se você está estudando para concursos públicos, já deve ter percebido que Arquivologia é uma disciplina cheia de detalhes que podem garantir pontos preciosos na prova. Um dos temas mais cobrados é a Gestão Documental, que aparece em questões de bancas como Cespe/Cebraspe, FCC e FGV. Neste artigo, vamos simplificar 5 conceitos fundamentais de Gestão Documental para você dominar o assunto e gabaritar as questões. Preparado? Vamos mergulhar nesse universo de documentos e processos!
Índice
1. O que é Gestão Documental?
Gestão Documental é o conjunto de processos que organiza a produção, tramitação, armazenamento e destino dos documentos em uma instituição. Em resumo, é como manter a “casa em ordem” para que documentos importantes, como ofícios ou contratos, sejam fáceis de encontrar e usar.
Em concursos, as bancas adoram testar se você entende como a gestão documental funciona, desde a criação de um documento até sua eliminação ou preservação. É a base para outros conceitos, então comece por aqui!
Dica de Estudo: Pense na Gestão Documental como o “GPS dos documentos” — ela guia cada papel do início ao fim!
2. Ciclo de Vida dos Documentos
Todo documento tem uma “vida” com três fases principais, conhecidas como o ciclo de vida. Esse é um tema quente em provas! Veja as fases:
- Corrente: O documento está em uso ativo, como um processo em tramitação ou um contrato em execução.
- Intermediária: O documento é consultado esporadicamente, mas ainda tem validade administrativa (ex.: um contrato arquivado após conclusão).
- Permanente: O documento tem valor histórico ou jurídico e é preservado para sempre (ex.: atas de fundação de uma cidade).
Dica Prática: Memorize o ciclo como uma história: o documento “nasce” (corrente), “cresce” (intermediário) e “vive para sempre” (permanente) ou é “descartado”.
3. Plano de Classificação
O plano de classificação é como uma “árvore genealógica” dos documentos. Ele organiza os documentos por categorias, com base nas funções e atividades da instituição. Por exemplo, em uma prefeitura, os documentos podem ser divididos em:
- Gestão de Pessoal (admissão, férias).
- Finanças (orçamentos, pagamentos).
- Obras (projetos, licitações).
Esse plano ajuda a encontrar documentos rapidamente e é essencial para a gestão eficiente. Bancas como FCC costumam perguntar como o plano é estruturado.
Exemplo Simples:
- Gestão de Pessoal
- 1.1. Admissão
- 1.2. Férias
4. Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade define quanto tempo um documento deve ser guardado em cada fase (corrente e intermediária) e qual será seu destino final: eliminação ou guarda permanente. É como um “calendário” para os documentos!
Exemplo de Tabela:
| Documento | Fase Corrente | Fase Intermediária | Destino Final |
|---|---|---|---|
| Contrato de Serviço | 5 anos | 10 anos | Eliminação |
| Ata de Fundação | 2 anos | 5 anos | Permanente |
Dica para a Prova: Fique atento às pegadinhas! Documentos na fase corrente não podem ser eliminados.
5. Protocolo: O Coração da Tramitação
O protocolo é o setor que gerencia o fluxo de documentos, garantindo que eles cheguem ao lugar certo. Suas funções são:
- Receber: Registrar documentos que entram na instituição.
- Tramitar: Movimentar documentos entre setores.
- Expedir: Enviar documentos para outros órgãos.
Em concursos, questões sobre protocolo testam se você entende o processo completo. Cuidado com alternativas que limitam o protocolo a apenas uma função, como “receber documentos”.
Dica de Memorização: Pense no protocolo como o “correio interno” da instituição — ele faz os documentos circularem!
Como Estudar Gestão Documental?
Para fixar esses conceitos e arrasar na prova, siga estas dicas:
- Use Fluxogramas: Desenhe o ciclo de vida dos documentos (corrente → intermediário → permanente) para visualizar o processo.
- Pratique Questões: Resolva questões de concursos anteriores (confira o simulado abaixo!).
- Crie Tabelas: Faça tabelas de temporalidade fictícias para treinar a lógica de prazos e destinos.
Veja também
Simulado: Teste seus Conhecimentos em Gestão Documental
Hora de colocar o que aprendeu em prática! Este simulado traz 15 questões sobre Gestão Documental, inspiradas em provas reais de concursos. O gabarito está no final. Boa sorte!
- (Cespe) O ciclo de vida dos documentos inclui as fases corrente, intermediária e permanente.
a) Certo
b) Errado - (FCC) A fase intermediária de um documento é caracterizada por:
a) Uso frequente e ativo.
b) Consulta esporádica, mas com validade administrativa.
c) Preservação definitiva por valor histórico.
d) Eliminação imediata após produção. - (FGV) O plano de classificação organiza documentos com base em:
a) Sua data de produção.
b) Funções e atividades da instituição.
c) Tamanho e formato dos documentos.
d) Local de armazenamento. - (Cespe) Documentos na fase corrente podem ser eliminados.
a) Certo
b) Errado - (FCC) A tabela de temporalidade define:
a) A estrutura hierárquica de um arquivo.
b) O prazo de guarda e destino final de documentos.
c) As normas de digitalização.
d) O fluxo de tramitação de documentos. - (Cebraspe) O protocolo é responsável por:
a) Apenas receber documentos.
b) Receber, tramitar e expedir documentos.
c) Definir a temporalidade documental.
d) Preservar documentos permanentes. - (FGV) Um documento na fase permanente é:
a) Eliminado após cinco anos.
b) Preservado por seu valor histórico ou jurídico.
c) Usado ativamente na gestão diária.
d) Armazenado sem controle formal. - (Cespe) O plano de classificação é uma ferramenta obrigatória para a gestão documental.
a) Certo
b) Errado - (FCC) Sobre o protocolo, é correto afirmar que:
a) Apenas registra documentos recebidos.
b) Gerencia o fluxo de documentos na instituição.
c) Define prazos de guarda de documentos.
d) Elimina documentos sem valor. - (Cebraspe) A tabela de temporalidade pode determinar a eliminação de documentos após a fase intermediária.
a) Certo
b) Errado - (FGV) A fase corrente de um documento é marcada por:
a) Consulta esporádica.
b) Uso ativo e frequente.
c) Preservação permanente.
d) Eliminação imediata. - (Cespe) Um documento na fase intermediária não tem mais validade administrativa.
a) Certo
b) Errado - (FCC) O destino final de um documento, conforme a tabela de temporalidade, pode ser:
a) Tramitação ou expedição.
b) Eliminação ou guarda permanente.
c) Digitalização ou classificação.
d) Armazenamento ou consulta. - (Cebraspe) O plano de classificação é aplicado apenas a documentos digitais.
a) Certo
b) Errado - (FGV) Qual das alternativas descreve corretamente a função do protocolo?
a) Definir prazos de guarda de documentos.
b) Organizar documentos por categorias.
c) Receber, tramitar e expedir documentos.
d) Preservar documentos históricos.
Gabarito do Simulado
- a) Certo
- b) Consulta esporádica, mas com validade administrativa.
- b) Funções e atividades da instituição.
- b) Errado
- b) O prazo de guarda e destino final de documentos.
- b) Receber, tramitar e expedir documentos.
- b) Preservado por seu valor histórico ou jurídico.
- a) Certo
- b) Gerencia o fluxo de documentos na instituição.
- a) Certo
- b) Uso ativo e frequente.
- b) Errado
- b) Eliminação ou guarda permanente.
- b) Errado
- c) Receber, tramitar e expedir documentos.
Conclusão
A Gestão Documental é um pilar de Arquivologia que aparece em quase todas as provas de concursos públicos. Dominando o ciclo de vida, plano de classificação, tabela de temporalidade e protocolo, você estará um passo à frente da concorrência. Use o simulado acima para praticar e revise os conceitos com fluxogramas e tabelas.
Vamos juntos rumo à aprovação! 🚀
