5 Conceitos Fundamentais de Arquivologia que Todo Concurseiro Deve Saber
Preparando-se para um concurso público? Então, você já deve ter percebido que Arquivologia é uma disciplina que aparece em muitas provas, especialmente para cargos administrativos em órgãos como tribunais, ministérios e prefeituras. Mas não se preocupe! Neste artigo, vamos simplificar 5 conceitos fundamentais de Arquivologia que caem com frequência em bancas como Cespe/Cebraspe, FCC e FGV. Quer gabaritar essa matéria? Continue lendo e descubra como dominar os fundamentos!
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1. O que é Arquivologia?
Arquivologia é a ciência que organiza, gerencia e preserva arquivos. Pense nela como a “guardiã dos documentos” de empresas, órgãos públicos e até indivíduos. Ela garante que papéis importantes, como ofícios, contratos ou atas, sejam armazenados de forma eficiente para uso administrativo, jurídico ou histórico.
Em concursos, as questões costumam abordar definições básicas. Por exemplo: o que é um arquivo? Um arquivo é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades. Simples, né?
Dica de Estudo: Associe Arquivologia a uma “caixa organizada” onde cada documento tem um propósito claro!
2. Arquivo vs. Documento Avulso
Um dos conceitos mais cobrados em provas é a diferença entre arquivo e documento avulso. Vamos esclarecer:
- Arquivo: É um conjunto de documentos com vínculo orgânico, ou seja, gerados durante as atividades de uma instituição. Exemplo: os relatórios de uma prefeitura formam seu arquivo público.
- Documento Avulso: Não tem vínculo com um arquivo organizado. Exemplo: uma carta pessoal ou um recibo isolado.
Bancas como Cespe adoram perguntar isso em questões de “certo ou errado”. Fique atento!
Tabela Comparativa:
| Característica | Arquivo | Documento Avulso |
|---|---|---|
| Vínculo | Orgânico, ligado a atividades | Sem vínculo com um arquivo |
| Exemplo | Ofício de uma prefeitura | Carta pessoal |
| Gestão | Organizado por plano | Não gerido como arquivo |
3. Tipos de Arquivos
Nem todo arquivo é igual! Em concursos, você precisa saber os principais tipos:
- Público: Documentos produzidos por órgãos governamentais, como atas de reuniões de um ministério.
- Privado: Documentos de empresas ou indivíduos, como contratos de uma startup.
- Especial: Arquivos com formatos únicos, como fotos, vídeos ou mapas (ex.: arquivos audiovisuais de um museu).
Dica Prática: Memorize que arquivos públicos têm acesso regulado por leis, como a Lei nº 8.159/1991, enquanto os privados seguem regras da entidade que os criou.
4. Funções do Arquivo
Por que os arquivos são importantes? Eles têm três funções principais, frequentemente cobradas em provas:
- Administrativa: Ajudam na gestão de processos. Exemplo: consultar um contrato para verificar prazos.
- Probatória: Servem como prova legal. Exemplo: uma certidão de nascimento comprova sua identidade.
- Informativa: Preservam a memória de uma instituição ou sociedade. Exemplo: atas históricas de uma cidade.
Dica de Memorização: Pense nas funções como “gerenciar, provar, lembrar”.
5. O Papel do Protocolo
O protocolo é o setor que gerencia o fluxo de documentos em uma instituição. Ele é responsável por:
- Receber: Registrar documentos que chegam.
- Tramitar: Movimentar documentos entre setores.
- Expedir: Enviar documentos a outros órgãos.
Em concursos, questões sobre protocolo testam se você entende o processo completo, então não caia na pegadinha de achar que o protocolo só “recebe” documentos!
Dica para a Prova: Sempre marque a alternativa que menciona as três funções do protocolo (receber, tramitar, expedir).
Como Estudar Arquivologia?
Para fixar esses conceitos, siga estas dicas:
- Crie Mapas Mentais: Desenhe um mapa com o tema central “Arquivologia” e ramificações para “arquivo”, “documento avulso”, “tipos” e “funções”.
- Resolva Questões: Pratique com questões de concursos anteriores (confira o simulado abaixo!).
- Revise com Tabelas: Use a tabela comparativa de arquivo vs. documento avulso para revisões rápidas.
SIMULADO DE ARQUIVOLOGIA COM 10 QUESTÕES DE CONCURSOS
Simulado: Teste seus Conhecimentos em Arquivologia
Pronto para testar o que aprendeu? Resolva este simulado com 15 questões sobre os conceitos fundamentais de Arquivologia, inspiradas em provas reais de concursos. O gabarito está no final!
- (Cespe) Um arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades.
a) Certo
b) Errado - (FCC) Sobre documentos avulsos, é correto afirmar que:
a) São gerados em atividades institucionais.
b) Possuem vínculo orgânico com um arquivo.
c) Não integram arquivos organizados.
d) Têm valor permanente. - (FGV) Qual das alternativas representa uma função administrativa de um arquivo?
a) Preservar a memória histórica.
b) Facilitar a gestão de processos.
c) Servir como prova legal.
d) Garantir acesso público irrestrito. - (Cespe) Um documento avulso é considerado parte de um arquivo.
a) Certo
b) Errado - (FCC) Arquivos públicos são aqueles produzidos por:
a) Empresas privadas.
b) Órgãos governamentais.
c) Indivíduos sem vínculo institucional.
d) Associações culturais. - (Cebraspe) O protocolo é responsável por:
a) Apenas receber documentos.
b) Receber, tramitar e expedir documentos.
c) Definir a temporalidade documental.
d) Preservar documentos permanentes. - (FGV) Um arquivo especial pode incluir:
a) Contratos de uma empresa.
b) Documentos audiovisuais.
c) Ofícios de uma prefeitura.
d) Relatórios financeiros. - (Cespe) A função probatória de um arquivo está relacionada à:
a) Gestão de processos administrativos.
b) Preservação de documentos históricos.
c) Comprovação legal de fatos.
d) Organização de documentos digitais. - (FCC) Um documento de arquivo difere de um documento avulso por:
a) Ser sempre público.
b) Possuir vínculo orgânico com um arquivo.
c) Ter validade jurídica limitada.
d) Ser armazenado em meio digital. - (Cebraspe) Arquivos privados são geridos por:
a) Órgãos públicos exclusivamente.
b) Empresas ou indivíduos.
c) Normas do CONARQ.
d) Leis federais obrigatórias. - (FGV) Qual é a função informativa de um arquivo?
a) Facilitar a tramitação de documentos.
b) Preservar a memória institucional ou cultural.
c) Garantir a validade jurídica.
d) Reduzir custos de armazenamento. - (Cespe) O protocolo pode expedir documentos para outros órgãos.
a) Certo
b) Errado - (FCC) Sobre os tipos de arquivos, é correto afirmar que:
a) Arquivos públicos são sempre de acesso restrito.
b) Arquivos especiais incluem documentos como mapas e vídeos.
c) Arquivos privados são regulados pelo CONARQ.
d) Arquivos públicos não têm valor histórico. - (Cebraspe) Um arquivo é organizado com base em um plano de classificação.
a) Certo
b) Errado - (FGV) Qual das alternativas descreve corretamente um arquivo?
a) Um conjunto de documentos sem vínculo orgânico.
b) Um documento avulso com valor histórico.
c) Um conjunto de documentos produzidos em atividades institucionais.
d) Um documento digitalizado sem gestão formal.
Gabarito do Simulado
- a) Certo
- c) Não integram arquivos organizados.
- b) Facilitar a gestão de processos.
- b) Errado
- b) Órgãos governamentais.
- b) Receber, tramitar e expedir documentos.
- b) Documentos audiovisuais.
- c) Comprovação legal de fatos.
- b) Possuir vínculo orgânico com um arquivo.
- b) Empresas ou indivíduos.
- b) Preservar a memória institucional ou cultural.
- a) Certo
- b) Arquivos especiais incluem documentos como mapas e vídeos.
- a) Certo
- c) Um conjunto de documentos produzidos em atividades institucionais.
Conclusão
Dominar os conceitos fundamentais de Arquivologia é o primeiro passo para gabaritar essa disciplina em concursos! Com esses 5 tópicos — o que é Arquivologia, arquivo vs. documento avulso, tipos de arquivos, funções e protocolo —, você já tem uma base sólida para enfrentar questões de bancas como Cespe e FCC. Pratique com o simulado acima e revise os conceitos com mapas mentais.
Boa sorte nos estudos! 🚀
